文秘工作實(shí)戰(zhàn)大全

第1章 單位檔案管理
1.1 文件歸檔整理 2
1.1.1 檔案管理工作的內(nèi)容 2
1.1.2 檔案管理的原則 3
1.1.3 文件歸檔的程序 4
1.2 歸檔文件的收集 6
1.2.1 歸檔文件收集的范圍 6
1.2.2 歸檔文件收集的方法 7
1.3 紙質(zhì)文檔的歸類 8
1.3.1 紙質(zhì)文檔的裝訂 8
1.3.2 紙質(zhì)文檔的分類 9
1.3.3 紙質(zhì)文檔的排列 10
1.3.4 紙質(zhì)文檔的編號 10
1.3.5 紙質(zhì)文檔目錄的編制 11
1.3.6 紙質(zhì)文檔的裝盒 13
1.4 電子文檔的歸檔 13
1.4.1 電子文檔的整理 14
1.4.2 　電子文檔的歸檔 15
1.5 檔案的保護(hù)技術(shù) 16
1.5.1 紙質(zhì)檔案保護(hù)的基本內(nèi)容與技術(shù)措施 16
1.5.2 電子檔案保存介質(zhì)的保護(hù)措施 18
1.5.3 電子檔案信息的保護(hù)措施 19
1.5.4 照片檔案的保護(hù)措施 20
第2章 會務(wù)策劃與管理工作
2.1 會務(wù)前的準(zhǔn)備工作 22
2.1.1 制定會議預(yù)算 22
2.1.2 制定會議通知 23
2.1.3 制定會議議題、會議議程、會議日程 25
2.1.4 制作會議邀請函，統(tǒng)計會議回執(zhí)信息 27
2.1.5 制定會議應(yīng)急方案 28
2.2 會務(wù)人員的培訓(xùn) 29
2.2.1 會務(wù)人員組成 30
2.2.2 會務(wù)人員培訓(xùn)的目的 31
2.2.3 會務(wù)人員培訓(xùn)的內(nèi)容與方式 32
2.2.4 會務(wù)場地席位和席次安排 33
2.3 會議文字材料的準(zhǔn)備 35
2.3.1 主題材料 35
2.3.2 主持詞 37
2.3.3 演講稿 39
2.4 會議場地布置 40
2.4.1會議場地布置原則 40
2.4.2 會場基本設(shè)施和物品布置 42
2.4.3 會議禮品選擇 43
2.4.4 場地座區(qū)劃分 44
2.4.5 場地音響設(shè)備布置 45
2.4.6 場地?zé)艄庠O(shè)備布置 46
2.4.7 場地視聽設(shè)備布置 47
2.4.8 場地色調(diào)設(shè)計布置 49
2.5 會務(wù)住宿 50
2.5.1 會務(wù)住宿要求 50
2.5.2 住宿酒店如何選擇 51
2.5.3 住宿安排工作程序 52
2.5.4 住宿房間如何分配 54
2.5.5 會議住宿預(yù)訂單如何制作 54
2.6 會務(wù)餐飲安排 56
2.6.1 工作餐式安排 56
2.6.2 自助餐式安排 57
2.6.3 中餐宴請席位安排 58
2.6.4 中餐菜式安排 58
2.6.5 中餐音樂伴奏 60
2.6.6 西餐席位安排 61
2.6.7 西餐菜式安排 63
2.6.8 西餐水果安排 64
第3章 文秘日常管理工作
3.1 文秘日常事務(wù)處理 66
3.1.1 如何處理信函 66
3.1.2 如何進(jìn)行日程管理 67
3.1.3 如何安排出差 69
3.1.4 如何安排上司人員約見 72
3.1.5 如何收集信息 73
3.1.6 如何接待來訪 75
3.2 外事工作管理 78
3.2.1 外事工作內(nèi)容 78
3.2.2 外事安全保密工作 79
3.2.3 外事工作技巧 80
3.3 印章的使用與管理 81
3.3.1 印章概述 81
3.3.2 印章的啟用 83
3.3.3 印章的管理與使用 84
3.3.4 印章的撤銷 85
3.4 值班工作安排 86
3.4.1 值班工作概述 86
3.4.2 值班工作安排 87
3.4.3 值班工作記錄 89
3.4.4 值班工作標(biāo)準(zhǔn)管理 89
第4章 文秘接待工作
4.1 信訪工作 92
4.1.1 信訪工作概述 92
4.1.2 處理集體信訪問題 93
4.1.3 如何處理重訪問題 94
4.1.4 如何辦理群眾來信 95
4.1.5 如何接待群眾來訪 97
4.1.6 如何處理信訪案件 99
4.2 日常工作接待 100
4.2.1 日常接待五原則 101
4.2.2 日常接待準(zhǔn)備 102
4.2.3 領(lǐng)導(dǎo)不在的情況下如何接待 104
4.2.4 如何接待投訴者 104
4.2.5 接待重要賓客準(zhǔn)備工作 105
4.2.6 接待如何外出陪車 107
4.3 宴請接待 107
4.3.1 宴請邀請 108
4.3.2 宴請餐廳選擇 109
4.3.3 如何點(diǎn)菜 110
4.3.4 西餐宴請禮儀 111
4.3.5 宴請敬酒分寸 112
第5章 辦公室環(huán)境布置與管理
5.1 辦公室環(huán)境布置 116
5.1.1 辦公室如何布局 116
5.1.2 辦公室顏色布置 117
5.1.3 如何減少辦公室的噪音污染 119
5.1.4 如何擺放辦公室物品 119
5.1.5 辦公室環(huán)境安全管理 120
5.1.6 辦公室裝飾畫的布置 122
5.1.7 辦公椅如何放置 123
5.2 辦公室環(huán)境管理 124
5.2.1 辦公室個人工作區(qū)域管理 124
5.2.2 辦公室公共區(qū)域環(huán)境管理 125
5.2.3 辦公室空氣質(zhì)量與健康 126
5.2.4 辦公室植株種植管理 127
第6章 文秘人際溝通方法與技巧
6.1 文秘人際溝通的基本方法 130
6.1.1 秘書如何與領(lǐng)導(dǎo)溝通 130
6.1.2 秘書如何與同事溝通 131
6.1.3 秘書如何協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人之間的關(guān)系 133
6.1.4 秘書如何協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系 134
6.1.5 秘書如何協(xié)調(diào)企業(yè)之間的關(guān)系 137
6.2 溝通的策略 138
6.2.1 會議溝通策略 138
6.2.2 網(wǎng)絡(luò)溝通策略 139
6.2.3 銷售溝通策略 140
6.2.4 無障礙溝通策略 141
6.2.5 回絕溝通策略 142
6.3 商務(wù)談判溝通 144
6.3.1 商務(wù)談判收集資料與組建談判小組 144
6.3.2 協(xié)助制定商務(wù)談判方案 146
6.3.3 安排商務(wù)談判會場 148
6.3.4 營造商務(wù)談判氛圍 149
6.3.5 做好商務(wù)談判輔助性工作 150
6.4 人際溝通中應(yīng)當(dāng)注意的問題 151
6.4.1 工作要出色不要出位 152
6.4.2 恭維領(lǐng)導(dǎo)要適度 152
6.4.3 工作不越位 153
6.4.4 不給上司幫倒忙 154
6.4.5 善于制造話題實(shí)現(xiàn)無障礙溝通 155
第7章 文秘商務(wù)禮儀素養(yǎng)
7.1 商務(wù)形象的塑造 158
7.1.1 女士儀容的塑造 158
7.1.2 男士儀容的塑造 159
7.1.3 坐姿儀態(tài)如何塑造 160
7.1.4 站姿儀態(tài)如何塑造 161
7.1.5 手勢儀態(tài)該如何運(yùn)用 162
7.1.6 走姿儀態(tài)如何塑造 163
7.2 商務(wù)著裝規(guī)范 164
7.2.1 商務(wù)著裝的基本要求 165
7.2.2 西裝著裝規(guī)范 166
7.2.3 套裙著裝規(guī)范 168
7.2.4 佩飾著裝規(guī)范 169
7.2.5 首飾佩戴規(guī)范 170
7.3 商務(wù)接待禮儀 172
7.3.1 商務(wù)接待的準(zhǔn)備工作 172
7.3.2 商務(wù)接待如何安排 174
7.3.3 商務(wù)迎客禮儀 175
7.3.4 商務(wù)宴請禮儀 177
7.3.5 商務(wù)送客禮儀 178
7.4 商務(wù)會議禮儀 179
7.4.1 與會人員禮儀 179
7.4.2 參會主持人禮儀 180
7.4.3 參會發(fā)言人禮儀 181
7.4.4 茶話會禮儀 182
7.4.5 發(fā)布會禮儀 184
7.5 國際商務(wù)禮儀 185
7.5.1 東方國家商務(wù)禮儀 186
7.5.2 北美、大洋洲國家商務(wù)禮儀 188
7.5.3 歐洲國家商務(wù)禮儀 189
7.5.4 非洲國家商務(wù)禮儀 191
第8章 文書工作
8.1 公文文書寫作 194
8.1.1 請示、批復(fù) 194
8.1.2 通知、通告 197
8.1.3 公告 199
8.1.4 決議 200
8.2 事務(wù)文書寫作 202
8.2.1 計劃、總結(jié) 202
8.2.2 簡報、備忘錄 205
8.2.3 規(guī)章制度 208
8.2.4 開幕詞 209
8.2.5 閉幕詞 210
8.3 傳播記事類寫作 212
8.3.1 消息 212
8.3.2 通訊 214
8.3.3 大事記 215
8.4 禮儀文書寫作 216
8.4.1 賀信 216
8.4.2 感謝信 218
8.4.3 請柬 219
8.4.4 聘書 220
第9章 時間與情緒管理
9.1 時間管理策略 224
9.1.1 如何提高時間管理技能 224
9.1.2 秘書個人時間管理 225
9.1.3 會議時間管理 225
9.1.4 通勤時間管理 226
9.1.5 赴約時間管理 227
9.1.6 休息時間管理 227
9.2 時間管理目標(biāo)設(shè)定 228
9.2.1 如何樹立時間觀念 229
9.2.2 時間與職業(yè)生涯設(shè)計 230
9.2.3 短期目標(biāo)設(shè)定 231
9.2.4 時間目標(biāo)管理 232
9.3 制定時間計劃表 233
9.3.1 如何有效制訂時間計劃 233
9.3.2 如何制訂月計劃 234
9.3.3 如何制訂周計劃 235
9.3.4 如何制訂日計劃 235
9.4 時間管理 237
9.4.1 立即開始行動 237
9.4.2 如何克服拖延 238
9.4.3 形成自己的工作規(guī)律 239
9.4.4 養(yǎng)成一定的習(xí)慣 240
9.4.5 善于利用零碎時間 241
9.4.6 時間增效法則 242
第10章 文秘人事招聘工作
10.1 招聘計劃及準(zhǔn)備 244
10.1.1 擬定招聘計劃的步驟 244
10.1.2 招聘前的準(zhǔn)備工作 245
10.1.3 招聘組人員擬定 246
10.1.4 外部招聘渠道選擇 247
10.2 人員面試 249
10.2.1 面試的準(zhǔn)備工作 249
10.2.2 面試過程 250
10.2.3 面試技巧 251
10.2.4 面試與考核中的提問 252
10.2.5 面試測評內(nèi)容 253
10.3 面試后期工作 254
10.3.1 人選錄用 254
10.3.2 人事聘用制度管理 255
10.3.3 解聘工作管理 256
10.4 人才培訓(xùn) 257
10.4.1 短期培訓(xùn)計劃的制訂 257
10.4.2 長期培訓(xùn)計劃的制訂 258
10.4.3 培訓(xùn)員工的方法 259
10.4.4 員工培訓(xùn)的內(nèi)容 260
10.4.5 員工的職業(yè)生涯規(guī)劃 262
第11章 如何做一名合格的文秘
11.1 文秘人員需要具備的職業(yè)道德 266
11.1.1 忠于職守、誠實(shí)可靠 266
11.1.2 做好領(lǐng)導(dǎo)的隱私保密工作 267
11.1.3 保持自信 267
11.1.4 摘掉有色眼鏡 268
11.1.5 嚴(yán)格要求自己，善于學(xué)習(xí) 268
11.2 文秘人員的知識結(jié)構(gòu) 269
11.2.1 文秘人員需要具備哪些知識 269
11.2.2 文秘人員的能力結(jié)構(gòu) 270
11.2.3 文秘人員的工作分類能力 271
11.3 文秘人員的心理素質(zhì) 271
11.3.1 文秘人員應(yīng)具備的心理素質(zhì) 271
11.3.2 文秘人員的職業(yè)性格 272
11.3.3 文秘人員要善于調(diào)節(jié)心理壓力 273