高效隨身查：Office高效辦公應用技巧（2016版）

第1章　Word文檔編輯時的必備技巧 1
1.1 Word文件管理 1
技巧1　快速打開上一次最后編輯的文檔 1
技巧2　將常用文檔固定在“最近使用的文檔”列表中 1
技巧3　下載使用Office Online上的模板 2
技巧4 將重要文檔生成副本文件 3
技巧5 自定義辦公文檔的默認保存位置 5
技巧6 不知道怎么操作就用“Tell Me” 7
技巧7 方便的智能查找 7
技巧8 啟用翻譯屏幕提示 8
技巧9　 編輯文檔時實現(xiàn)快速英漢互譯 9
技巧10 讓文檔自動定時保存 11
技巧11 保存為與低版本完全兼容格式 11
技巧12 拆分文檔方便前后對比 12
1.2　文本的輸入及快速選取 13
技巧13 快速輸入中文省略號、破折號 13
技巧14 快速輸入商標符、注冊商標符、版權符 15
技巧15 快速輸入10以上的帶圈數(shù)字 15
技巧16 快速輸入財務大寫金額 16
技巧17 輸入特殊符號 17
技巧18 在文檔中輸入生僻字 18
技巧19 給陌生字注音 19
技巧20 英文單詞大小寫快速切換 21
技巧21　快速返回上一次編輯的位置 22
技巧22 快速選中任意文本 22
技巧23　快速選取行、段落 22
技巧24 快速選定文檔全部內(nèi)容 24
技巧25 快速選定當前光標以上（以下）的所有內(nèi)容 24
技巧26　利用“Shift”鍵大面積選取文本 25
技巧27　利用“Alt”鍵控制選取塊狀區(qū)域 26
1.3 文本復制、移動技巧 26
技巧28　配合“Ctrl”鍵快速復制文本 26
技巧29　遠距離移動文本 27
技巧30　快速以無格式方式復制網(wǎng)上有用資料 28
技巧31　巧將文本以圖片形式保存 29
技巧32　讓復制的文本與原文本相鏈接（超鏈接） 30
技巧33　讓粘貼的文本自動匹配目標位置格式 32
1.4 文本查找替換及妙用技巧 33
技巧34 利用“導航”窗格快速查找 33
技巧35 設置文檔間的鏈接 33
技巧36 妙用替換功能設置文字格式 35
技巧37 讓替換后的文本以突出格式顯示出來 37
技巧38 一次性Word文檔中雙引號內(nèi)容設置為特殊格式 38
技巧39 妙用通配符進行模糊查詢 40
第2章 表格、圖形、圖片對象處理技巧 42
2.1 表格的編輯技巧 42
技巧40　一次性同時調(diào)整表格多列寬度 42
技巧41　妙用“Alt”鍵精確調(diào)整表格的行高與列寬 42
技巧42 在任意需要的位置插入行列 44
技巧43 單元格的合并與拆分 44
技巧44 快速繪制或擦除表格框線 46
技巧45 自定義表格框線效果 47
技巧46　表格中的數(shù)據(jù)自動排列 49
技巧47　將規(guī)則文本轉(zhuǎn)換為表格顯示 50
技巧48　讓跨頁表格的一行不被拆分到上下兩頁 51
技巧49　讓跨頁的長表格每頁都包含表頭 52
技巧50　復制Excel表格 53
2.2　圖片、圖形對象的處理技巧 54
技巧51　一次性插入多個圖片 54
技巧52　裁剪圖片只提取有用部分 56
技巧53　在圖片中摳圖 57
技巧54　讓圖片外觀迅速轉(zhuǎn)換為自選圖形形狀 59
技巧55 自定義圖形填充效果 60
技巧56　設置圖形立體化效果 61
技巧57 在圖形上編輯文字 63
技巧58 多對象的快速排列對齊 63
技巧59　調(diào)整多對象疊放次序 64
技巧60 圖形格式的快速借用 65
技巧61 設計完成的多對象組合為一個對象 66
技巧62 插入SmartArt圖形 67
技巧63 SmartArt圖形形狀不夠時快速添加 68
技巧64 形狀的升級或降級調(diào)整 70
技巧65 重新更改SmartArt圖形布局 72
技巧66 套用SmartArt圖形樣式快速美化 73
第3章　文字與段落格式的優(yōu)化設置技巧 75
3.1　文字與段落優(yōu)化設置技巧 75
技巧67　建立海報時使用特大號字體 75
技巧68　設置首字下沉的排版效果 75
技巧69 設置標題文字加圈特效 77
技巧70 設置雙行標題效果 78
技巧71 減小文字的字間距來緊縮排版 79
技巧72 設置特定文本下劃線效果 80
技巧73 為特定文字設置底紋和邊框效果 81
技巧74 標題文本套用藝術樣式 83
技巧75 藝術字的映像、陰影等效果 84
技巧76 快速設置幾種常用行間距 86
技巧77 設置任意行間距 86
技巧78 設置段落自動縮進兩個字符 87
技巧79 標尺直觀調(diào)整段落縮進 88
技巧80 標尺直觀調(diào)整段落左（右）縮進 89
技巧81 使用命令按鈕快速增加、減少縮進量 90
技巧82 用“格式刷”快速引用格式 90
技巧83 清除文字所有格式 91
技巧84 自定義Word默認文字格式 92
3.2　文檔樣式與格式設置技巧 93
技巧85 什么是樣式及如何應用 93
技巧86 修改樣式 95
技巧87 根據(jù)工作需要創(chuàng)建自己的樣式 97
技巧88 將已設置好格式的文本保存為樣式 99
3.3 項目符號和編號使用技巧 100
技巧89 為特定文檔添加項目符號 100
技巧90 導入圖片作為項目符號使用 101
技巧91 調(diào)整項目符號的級別 103
技巧92 自定義編號樣式：如“第1條” 104
第4章　頁面布局與圖文混排技巧 106
4.1　頁面設置技巧 106
技巧93 拖動標尺直觀調(diào)整頁邊距 106
技巧94　為需要裝訂的文檔預留裝訂線的位置 107
技巧95　設置部分頁面的方向 108
技巧96　指定每頁包含行數(shù)與每行字符數(shù) 109
技巧97　改變新建文檔時默認的頁面大小 111
技巧98 重設文檔默認頁邊距 111
技巧99　設置文檔水印效果 112
技巧100 圖片水印效果 114
技巧101　為文檔添加封面 115
4.2　頁眉頁腳設置技巧 117
技巧102 套用內(nèi)置頁眉 117
技巧103　在頁眉中使用圖片 118
技巧104　在頁腳指定位置處插入頁碼 119
技巧105　設置在頁邊距或任意位置上顯示頁碼 120
技巧106　在頁眉中插入自動更新的日期和時間 121
技巧107　將文檔的起始頁碼設置為指定值 122
技巧108　自主控制頁眉和頁腳距邊界的尺寸 123
4.3　圖文混排技巧 124
技巧109　讓文字環(huán)繞圖片顯示 124
技巧110　讓圖片襯于文字下方 125
技巧111 設置文字環(huán)繞表格顯示 126
技巧112 設置環(huán)繞圖片與文本間的距離 127
技巧113 在有色背景上顯示無邊框、無填充的文本框 128
技巧114 文本框美化 129
4.4　文檔分欄與圖文混排技巧 131
技巧115　實現(xiàn)不等寬分欄效果 131
技巧116　在任意位置上分欄（如讓引文后的文檔分欄） 132
技巧117　實現(xiàn)文檔混合分欄效果 133
技巧118 分欄后的文檔各欄保持水平 134
第5章 文檔目錄創(chuàng)建及域功能技巧 136
5.1　文檔目錄的創(chuàng)建與編輯 136
技巧119 套用樣式快速創(chuàng)建目錄 136
技巧120　在大綱視圖中建立文檔目錄 136
技巧121　附帶子級目錄重調(diào)目錄順序 138
技巧122　目錄級別的升級與降級 139
技巧123　相同目錄級別的快速套用 139
5.2　文檔目錄的提取 140
技巧124　提取文檔目錄 140
技巧125　目錄的快速更新 142
技巧126　通過目錄快速定位到文檔 142
技巧127　目錄樣式的美化 143
5.3 域及郵件合并 144
技巧128 常用長短語的替換輸入法 144
技巧129 創(chuàng)建自己的自動圖文集 145
技巧130 創(chuàng)建“交叉引用”快速定位到指定的目錄 146
技巧131 為專業(yè)術語標記出索引項 147
技巧132 為專業(yè)文檔添加腳注與尾注 148
技巧133 批量制作通知單 149
技巧134 郵件合并部分內(nèi)容 152
技巧135 利用郵件合并功能制作工資條 153
技巧136 批量制作相同內(nèi)容標簽 155
技巧137 批量制作每位員工檔案盒標簽 157
第6章　Word文件保護與打印技巧 161
6.1　文檔保護技巧 161
技巧138　設置密碼保護文檔 161
技巧139　設置文檔為只讀文檔 162
技巧140 設置“限制編輯”保護文檔 163
技巧141　指定部分文檔為可編輯區(qū)域 164
技巧142　將文檔標記為最終狀態(tài) 165
6.2　文檔打印技巧 166
技巧143　不打開文檔立即執(zhí)行打印 166
技巧144　設置紙張雙面打印 167
技巧145　打印指定頁的內(nèi)容 168
技巧146　打印任意指定的內(nèi)容 168
技巧147　巧妙打印出背景 169
技巧148　將A4頁面打印到16開紙上 171
技巧149　多頁縮版到一頁上的打印 171
技巧150　打印多份文檔時按頁碼順序自動排列好 171
第7章　表格數(shù)據(jù)輸入及批量輸入技巧 173
7.1 數(shù)據(jù)輸入 173
技巧151 在任意需要位置上強制換行 173
技巧152 當前日期與時間的快捷鍵輸入法 173
技巧153 運用“墨跡公式”手寫復雜公式 173
技巧154 在不連續(xù)單元格中一次性輸入相同數(shù)據(jù) 175
技巧155 在多工作表中輸入相同數(shù)據(jù) 176
技巧156 讓輸入的數(shù)據(jù)自動添加小數(shù)位 176
技巧157 導入文本文件數(shù)據(jù) 177
技巧158　導入網(wǎng)頁中的有用表格 179
7.2　數(shù)據(jù)批量填充中的技巧 180
技巧159 快速填充遞增序號 180
技巧160 在連續(xù)單元格中輸入相同日期 181
技巧161 快速輸入2月份的工作日日期 182
技巧162 一次性輸入2月份的星期日日期 183
技巧163 填充日期時間隔指定天數(shù) 184
技巧164 填充時間時按分鐘數(shù)遞增 185
技巧165 讓空白單元格自動填充上面的數(shù)據(jù) 186
7.3　設置單元格格式輸入特殊數(shù)據(jù) 187
技巧166 大批量序號的快速填充 187
技巧167 海量相同數(shù)據(jù)的快捷填充 188
技巧168 輸入會計用大寫人民幣值 188
技巧169 解決編輯前面0被省略問題 189
技巧170 快速輸入有部分重復的數(shù)據(jù) 191
技巧171 根據(jù)數(shù)據(jù)大小區(qū)間自動顯示不同顏色 192
技巧172 根據(jù)數(shù)值的正負自動添加不同的前后綴 193
技巧173 約定數(shù)據(jù)寬度不足時用零補齊 194
技巧174 自定義格式的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為實際數(shù)據(jù) 195
7.4 數(shù)據(jù)輸入的驗證設置 196
技巧175 只允許輸入限額內(nèi)的數(shù)值 196
技巧176 限制單元格只能輸入日期 196
技巧177 設置選中單元格時出現(xiàn)輸入提示 197
技巧178 建立可選擇輸入的序列 198
技巧179 避免輸入重復值 199
技巧180 設置禁止輸入文本值 200
技巧181 設置單元格輸入必須包含指定內(nèi)容 201
技巧182 圈釋無效數(shù)據(jù) 201
技巧183 復制數(shù)據(jù)驗證條件 203
第8章　數(shù)據(jù)的編輯與處理技巧 204
8.1 常用編輯技巧 204
技巧184 為表格標題添加會計用下劃線 204
技巧185 跨列居中顯示表格的標題 204
技巧186 數(shù)據(jù)豎向顯示效果 205
技巧187 設計單元格框線 206
技巧188 創(chuàng)建自己的單元格樣式 207
技巧189 將現(xiàn)有單元格的格式添加為樣式 210
技巧190 用格式刷快速引用格式 211
技巧191 一次性清除表格中所有單元格的格式設置 211
技巧192 合并單元格時保留所有數(shù)據(jù) 212
技巧193 合并兩列數(shù)據(jù)并自動刪除重復值 213
技巧194 巧借Word批量去掉單元格中的字母 214
8.2 快速定位與查找替換 215
技巧195 快速準確定位多個任意的單元格區(qū)域 215
技巧196 快速定位超大單元格區(qū)域 216
技巧197 一次性選中所有空值單元格 217
技巧198 數(shù)據(jù)替換時自動設置格式 217
技巧199 完全匹配的查找 219
技巧200 快速選中除某一數(shù)據(jù)之外的數(shù)據(jù) 219
8.3 選擇性粘貼的妙用 220
技巧201 讓粘貼的數(shù)據(jù)匹配目標區(qū)域格式 220
技巧202 讓粘貼的數(shù)據(jù)隨原數(shù)據(jù)自動更新 221
技巧203 將表格快速轉(zhuǎn)換為圖片 222
技巧204 復制數(shù)據(jù)表保持行高、列寬不變 223
技巧205 將公式計算結果轉(zhuǎn)換為數(shù)值 224
技巧206 選擇性粘貼實現(xiàn)單元格區(qū)域同增同減數(shù)據(jù) 225
技巧207 計算時忽略空單元格 226
第9章　大數(shù)據(jù)整理技巧及條件格式技巧 228
9.1 大數(shù)據(jù)整理技巧 228
技巧208 兩列數(shù)據(jù)互換 228
技巧209 一次性隔行插入空行 228
技巧210 實現(xiàn)只要某一列中單元格為空時就刪除該行 229
技巧211 刪除整行為空的所有行 230
技巧212 數(shù)字轉(zhuǎn)換為日期 232
技巧213 文本格式數(shù)字轉(zhuǎn)換為數(shù)值格式 233
技巧214 一個單元格中的數(shù)據(jù)拆分為多列 234
技巧215 多列數(shù)據(jù)合并為單列 235
技巧216 合并兩個表格的數(shù)據(jù) 237
技巧217 按類別合并計算 239
技巧218 在受保護的工作表中進行排序或自動篩選 241
技巧219 解決合并單元格的自動篩選問題 243
技巧220 解決合并單元格的排序問題 244
9.2　設置條件格式突出顯示滿足條件的記錄 245
技巧221 庫存量過低時自動預警 245
技巧222 突出顯示排名前幾位的數(shù)據(jù) 247
技巧223 標識出只值班一次的員工 247
技巧224 用條件格式給優(yōu)秀成績插紅旗 248
技巧225 自動標識出周末日期 249
技巧226 條件格式實現(xiàn)值班自動提醒 250
技巧227 用條件格式突出顯示每行的最高/最低分 251
技巧228 快速復制條件格式 252
第10章 數(shù)據(jù)的統(tǒng)計與分析技巧 254
10.1　數(shù)據(jù)排序、篩選技巧 254
技巧229 雙關鍵字排序 254
技巧230 設置按行排序 255
技巧231 按自定義的規(guī)則排序 256
技巧232 對同時包含字母和數(shù)字的文本進行排序 257
技巧233 篩選銷售金額大于10000元或小于1000元的記錄并排序 258
技巧234 篩選出銷售金額小于1000元或者銷售數(shù)量小于20個的記錄 260
技巧235 篩選成績表中成績排名前5位的學生 261
技巧236 篩選出各項培訓成績都大于80分的記錄 261
技巧237 篩選出任意一門培訓成績大于90分的記錄 262
技巧238 篩選出本月（周）銷售記錄 263
技巧239 篩選出開頭是指定文本的記錄 264
技巧240 篩選包含指定文本的所有記錄 265
技巧241 使用搜索篩選器篩選一類數(shù)據(jù) 266
技巧242 取消數(shù)據(jù)篩選 267
10.2 分類匯總技巧 267
技巧243 同時分類統(tǒng)計銷售總數(shù)量與銷售總金額 267
技巧244 多級分類匯總的應用范例 269
技巧245 只顯示分類匯總的結果 271
技巧246 復制使用分類匯總的統(tǒng)計結果 271
10.3 數(shù)據(jù)透視分析 272
技巧247 選擇部分數(shù)據(jù)建立數(shù)據(jù)透視表 272
技巧248 不重建數(shù)據(jù)透視表只修改數(shù)據(jù)源 273
技巧249 調(diào)整行列字段獲取不同的統(tǒng)計結果 274
技巧250 快速更改數(shù)據(jù)透視表匯總方式 275
技巧251 統(tǒng)計各品牌商品銷售金額占總銷售金額的百分比 277
技巧252 統(tǒng)計成績表中指定分數(shù)區(qū)間人數(shù) 277
技巧253 對考核成績按分數(shù)段評定等級（手動分組） 279
技巧254 使用切片器進行篩選 280
技巧255 設置數(shù)據(jù)透視表以表格形式顯示 281
技巧256 在統(tǒng)計表的每個分級之間添加空白行 282
技巧257 更新數(shù)據(jù)源后刷新數(shù)據(jù)透視表 282
技巧258 將數(shù)據(jù)透視表轉(zhuǎn)換為普通表格 284
技巧259 創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視圖直觀反映數(shù)據(jù) 285
技巧260 套用樣式快速美化數(shù)據(jù)透視圖 286
技巧261 篩選數(shù)據(jù)透視圖內(nèi)容 287
技巧262 快速查看數(shù)據(jù)系列明細 288
第11章　圖表應用技巧 290
11.1 圖表新建技巧 290
技巧263 選擇不連續(xù)數(shù)據(jù)源建立圖表 290
技巧264 在原圖上更改圖表的數(shù)據(jù)源 290
技巧265 用迷你圖直觀比較一行或一列數(shù)據(jù) 292
技巧266 創(chuàng)建瀑布圖展示數(shù)據(jù)累計情況 293
技巧267 一鍵創(chuàng)建漏斗圖 294
技巧268 創(chuàng)建直方圖顯示數(shù)據(jù)統(tǒng)計結果 295
技巧269 創(chuàng)建旭日圖顯示二級分類 296
技巧270 快速創(chuàng)建組合型圖表 297
技巧271 在原圖上更改圖表的類型 298
技巧272 快速向圖表中添加新數(shù)據(jù) 300
11.2 圖表優(yōu)化編輯技巧 301
技巧273 將垂直軸顯示在圖表正中位置 301
技巧274 快速添加數(shù)據(jù)標簽 302
技巧275 為餅圖添加兩種類型數(shù)據(jù)標簽 303
技巧276 分離餅圖中的強調(diào)扇面 304
技巧277 讓條形圖數(shù)據(jù)標簽順序與數(shù)據(jù)源一致 304
技巧278 自動繪制平均線 305
11.3 圖表美化及輸出 307
技巧279 套用樣式極速美化 307
技巧280 只保留必要元素 308
技巧281 圖表中對象的填色 309
技巧282 圖表中對象的邊框或線條樣式 310
技巧283 將建立的圖表轉(zhuǎn)換為靜態(tài)圖片 311
技巧284 Excel圖表應用于Word分析報告 312
技巧285 PowerPoint演示文稿中使用Excel圖表 313