辦公室文員工作一本通

第一章 正確認(rèn)識文員工作
在當(dāng)代社會，文員工作是很多人踏入職場的第一份工作，雖然文員有“職場最低層白領(lǐng)”之稱，但文員工作的重要性還是毋庸置疑的。古人云：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆?！币胱龊梦膯T工作，首先就要熟悉文員工作的基本情況，對文員工作有一個全面正確的認(rèn)識。
一、文員的基本概念
二、文員的分類及其主要職責(zé)
三、文員工作的基本原則
四、文員的主要工作方法
第二章 形象要求
無論做什么工作，都要有一個良好的職業(yè)形象。文員工作也是如此。它同樣需要樹立良好的形象，即得體的著裝、得體的禮儀、得體的儀態(tài)，這是一個人良好職業(yè)形象的綜合展現(xiàn)。良好的職業(yè)形象，不僅是職業(yè)工作的要求，也是職場人士對自己的嚴(yán)格要求。
一、塑造成功的外在形象
二、職場著裝的主要原則
三、職場女性的著裝
四、職場男性的著裝
五、職場著裝禁忌須知
六、懂得必要的職場禮儀
七、不容忽視的職場儀態(tài) 第三章 職業(yè)素養(yǎng)
一個人要想在職場中有所作為，就必須注重自己職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)。職業(yè)素養(yǎng)差的員工，終會被淘汰出局；而職業(yè)素養(yǎng)好的員工，終會獲得重用和提升。文員處于企業(yè)單位的基層，更要懂得以良好的職業(yè)素養(yǎng)為根基，穩(wěn)扎穩(wěn)打，步步為營，不斷走向職場的新高峰。
一、職場文員要勤奮
二、始終對工作充滿熱情
三、對工作要積極主動
四、不要為自己找任何借口
五、要懂得虛心接受批評
六、積極向上，追求進(jìn)步
第四章 基本技能
辦公室文員的工作，初看起來是一些沒什么技術(shù)含量的工作，其實(shí)并非如此。由于接觸到的人和事較多，辦公室文員需要良好的記憶力；由于經(jīng)常需要充當(dāng)秘書的角色，辦公室文員需要具備一定的速記能力；由于經(jīng)常涉及一些文章的寫作，辦公室文員需要一定的寫作能力……
一、具有良好的記憶力
二、具備一定的速記能力
三、具有基本的外語水平
四、具有一定的寫作能力
五、書法也不能忽視
第五章 辦公環(huán)境的布置
辦公室是一個公共環(huán)境，辦公人員每天要在這個環(huán)境中工作八個小時左右，因此，作為負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)和職員之間溝通和聯(lián)系橋梁的辦公室文員，對打理好辦公室有著義不容辭的義務(wù)和責(zé)任。把辦公室打理好了，才能提高自己和同事們的工作效率，也是自己工作能力的最好證明。
一、辦公室的布置
二、辦公桌的整理
三、打造舒適的辦公環(huán)境
四、辦公環(huán)境的美化
五、辦公室的安全
第六章 辦公室的接待工作
接待工作是企事業(yè)單位對來訪者進(jìn)行的迎送、招待、接談、聯(lián)系、咨詢等的輔助性工作，是辦公室文員經(jīng)常會遇到的一項(xiàng)事務(wù)工作，尤其是辦公室的前臺接待，辦公室文員更是經(jīng)常客串。接待工作是辦公室行政管理的一項(xiàng)常規(guī)性工作和任務(wù)，辦公室文員在其中發(fā)揮著不可或缺的重要作用。
一、接待工作的分類
二、接待工作的要點(diǎn)
三、做好接待準(zhǔn)備工作
四、接待禮儀須知
五、接待工作的主要事務(wù)
六、前臺接待工作的技巧
第七章 辦公室的常見事務(wù)
辦公室文員的主要工作，一般都在辦公室內(nèi)完成。所以，對于辦公室中的一些常見事務(wù)的處理，要駕輕就熟。比如，接打電話、郵件的處理、印章的使用和保管、名片的管理、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動的安排等，都需要辦公室文員嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真地對待，不可認(rèn)為是小事而敷衍甚至忽視。
一、接打電話的技巧
二、郵件的處理
三、印章的使用和保管
四、名片的管理
五、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動安排技巧
第八章 會議服務(wù)工作
會議是現(xiàn)代社會生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動形式?，F(xiàn)代職場中，各種會議的組織和安排，同辦公室工作人員的關(guān)系極為密切。一個辦公室文員要做好自己的工作，必須對會務(wù)工作有一個全面深刻的認(rèn)識和了解。
一、會議的基本認(rèn)識
二、會議前的準(zhǔn)備工作
三、會議的器材準(zhǔn)備
四、會議的文字工作
五、會議期間的生活管理
六、會后的服務(wù)工作
七、常見會議的組織要點(diǎn)
第九章 各類辦公室文件的管理
辦公室是一個綜合性的職能部門，擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上傳、溝通協(xié)調(diào)、督查督辦、新聞宣傳、來訪接待等諸多職能。文件整理也是辦公室工作的一個重要組成部分。辦公室文員是否能規(guī)范管理各類文件，充分發(fā)揮文件檔案在實(shí)際工作中的作用，已成為衡量一個文員工作是否稱職、是否優(yōu)秀的重要標(biāo)準(zhǔn)。
一、辦公室文件管理概述
二、辦公室文件的分類
三、文件歸檔的幾個步驟
四、紙質(zhì)文件的管理
五、電子文件的管理
六、檔案的保管
第十章 辦公設(shè)備的使用
現(xiàn)代自動化辦公，往往涉及很多儀器和設(shè)備，如打印機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、投影機(jī)、數(shù)碼相機(jī)、攝像機(jī)等。熟練使用這些辦公設(shè)備，不僅是對辦公室文員基本技能的要求，更是提高工作效率的有效途徑。
一、打印機(jī)的使用
二、傳真機(jī)的使用
三、復(fù)印機(jī)的使用
四、掃描儀的使用
五、投影機(jī)的使用
第十一章 常見應(yīng)用文書的寫作
辦公室文員經(jīng)常會被安排進(jìn)行各種應(yīng)用文書的寫作，如商業(yè)計(jì)劃書、市場調(diào)查報(bào)告、啟事、海報(bào)、請柬、感謝信、會議紀(jì)要、工作總結(jié)等，這也是令很多文員感到頭疼的地方。其實(shí)，寫作常用應(yīng)用文書并沒有想象中的那么難，只要掌握了一定的技巧，便能應(yīng)付自如。
一、商務(wù)類文書寫作
二、事務(wù)類文書寫作
三、交際類文書寫作
四、行政類文書寫作
第十二章 溝通與協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)
溝通與協(xié)調(diào)能力，主要是指妥善處理與上級、同級和下級之間人際關(guān)系的能力。辦公室文員經(jīng)常扮演著上傳下達(dá)的角色，在領(lǐng)導(dǎo)和員工之間起著橋梁般的連接作用。因此，溝通和協(xié)調(diào)能力對他們來說是十分重要的。
一、溝通能力
二、協(xié)調(diào)能力
三、公關(guān)能力
四、有關(guān)溝通的其他能力
第十三章 心理素質(zhì)的培養(yǎng)
理素質(zhì)，又稱非智力結(jié)構(gòu)，是指一個人的個性心理品質(zhì)，包括心理過程、心理傾向和心理特征方面所具有的品質(zhì)。很多辦公室文員認(rèn)為，做好自己的工作只需要會說、會寫就行了，這就大錯特錯了。辦公室文員如果沒有良好的心理素質(zhì)，職業(yè)素養(yǎng)就會存在明顯的缺陷，在待人接物、解決問題方面也會出現(xiàn)偏差，影響工作。
一、辦公室文員做事要用心
二、辦公室文員做事要細(xì)心
三、辦公室文員做事要有耐心
四、辦公室文員要加強(qiáng)心理素質(zhì)