《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》實施指南

第一章 《規(guī)定》制定的背景、意義和原則 1
一、背景 1
二、意義 2
三、原則 3
第二章 《規(guī)定》內(nèi)容介紹 4
第一節(jié) 《規(guī)定》概覽 4
一、《規(guī)定》的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 4
二、《規(guī)定》與其他文件的關(guān)系 5
第二節(jié) 《規(guī)定》正文內(nèi)容釋義及特色 7
一、正文內(nèi)容條文釋義 7
二、《規(guī)定》正文條款特色 18
第三節(jié) 《規(guī)定》附表內(nèi)容及特色 19
一、《企業(yè)管理類檔案保管期限表》內(nèi)容組織與排序 19
二、《企業(yè)管理類檔案保管期限表》的創(chuàng)新與特色 20
第三章 檔案鑒定與檔案保管期限表 22
第一節(jié) 檔案鑒定概述 22
一、檔案鑒定工作與檔案保管期限表的產(chǎn)生與發(fā)展 22
二、檔案鑒定的作用 23
三、檔案鑒定的對照法 24
第二節(jié) 檔案保管期限表 25
一、檔案保管期限表的性質(zhì)和作用 25
二、企業(yè)檔案保管期限表的類型 26
三、檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)和內(nèi)容 28
四、檔案保管期限 29
五、檔案保管期限的標(biāo)注形式 30
第三節(jié) 檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn) 31
一、時間標(biāo)準(zhǔn) 31
二、來源標(biāo)準(zhǔn) 31
三、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn) 32
四、形式特征標(biāo)準(zhǔn) 32
五、職能標(biāo)準(zhǔn) 33
六、合規(guī)性標(biāo)準(zhǔn) 33
七、精全標(biāo)準(zhǔn) 34
八、共存標(biāo)準(zhǔn) 34
九、相關(guān)性標(biāo)準(zhǔn) 34
十、相對性標(biāo)準(zhǔn) 34
十一、社會需求標(biāo)準(zhǔn) 35
十二、歷史標(biāo)準(zhǔn) 35
第四章 企業(yè)文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表編制準(zhǔn)備 36
第一節(jié) 前期準(zhǔn)備 36
一、組織準(zhǔn)備 37
二、文件學(xué)習(xí) 37
三、情況調(diào)研 38
四、制訂工作計劃或方案 39
第二節(jié) 職能分析與調(diào)研 39
一、職能分析 40
二、集團型企業(yè)總部在不同管控模式下的職能設(shè)置特點 43
三、文件材料范圍調(diào)研摸底 44

第五章 企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制 47
第一節(jié) 文件起草 47
一、明確范圍與分工 47
二、文件結(jié)構(gòu)安排 47
三、保管期限的設(shè)定 48
第二節(jié) 管理類檔案保管期限表的編制 48
一、管理類保管期限表的結(jié)構(gòu) 49
二、職能或部門下歸檔范圍的排列 50
三、保管期限的處理 56
四、文件材料內(nèi)容的細化 57
五、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表編制中常見問題舉例 62
第三節(jié) 業(yè)務(wù)檔案保管期限表的編制 64
一、產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案保管期限表的編制 64
二、科研開發(fā)類檔案保管期限表的編制 64
三、重大建設(shè)項目類檔案保管期限表的編制 65
四、設(shè)備儀器類檔案保管期限表的編制 65
五、會計和干部職工類檔案保管期限表的編制 65
六、電子文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的編制 65
第四節(jié) 征求意見、簽發(fā)和報審 67
一、討論 67
二、征求意見 67
三、內(nèi)部審批 68
四、文件報審 68
第五節(jié) 貫徹與動態(tài)管理 69
一、文件下發(fā) 69
二、文件的貫徹 70
三、文件實施過程中的修訂 71
四、文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的成文形式 71

第六章 業(yè)務(wù)指導(dǎo)與審查 73
第一節(jié) 檔案行政管理部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)和審查工作 73
一、業(yè)務(wù)指導(dǎo) 73
二、審查 75
第二節(jié) 集團型企業(yè)總部對下屬企業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)與審查 76
一、有下屬單位的集團型企業(yè)的職責(zé) 76
二、業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容與方式 77
三、加強對全公司的調(diào)研 78
四、對下屬企業(yè)檔案保管期限表的審查 78
五、對境外企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表
編制的業(yè)務(wù)指導(dǎo) 79
第三節(jié) 審查要點 79
一、行文方式及文件外觀形式審查 79
二、準(zhǔn)確性審查 80
三、歸檔范圍的審查 80
四、保管期限表審查 80
五、填寫審查結(jié)論表 82
六、對不同類型企業(yè)審查要點 82
第七章 問題解答 84
1．《規(guī)定》與其他有關(guān)企業(yè)檔案工作規(guī)范性文件的關(guān)系。 84
2．《規(guī)定》第二條對文件材料的定義中為什么沒有企業(yè)
設(shè)立、變更、解散等反映企業(yè)本身變化過程的關(guān)鍵詞？ 84
3．《規(guī)定》中的“有關(guān)機關(guān)和上級主管單位”如何界定，
哪些是“有關(guān)機關(guān)”，哪些屬“上級主管單位”？ 84
4．《規(guī)定》中“中介機構(gòu)”是指哪些機構(gòu)？ 85
5．《規(guī)定》第八、九條中的“本企業(yè)直屬單位，所屬、控股、
參股境外企業(yè)和機構(gòu)”是指哪些企業(yè)和機構(gòu)，如何界定？ 85

6．如何理解《規(guī)定》中的“企業(yè)產(chǎn)品和服務(wù)”，“產(chǎn)品”與
“服務(wù)”如何界定？ 85
7．如何理解《規(guī)定》第十七條“企業(yè)資本結(jié)構(gòu)或主營業(yè)務(wù)發(fā)生
較大變化時，應(yīng)及時修訂和完善文件材料歸檔范圍和檔案保
管期限表”，什么樣的變化是較大變化，時間是多長？ 86
8．《規(guī)定》明確了對國有企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管
期限表的審查要求，而非國有企業(yè)（如民營企業(yè)、外資企業(yè)）
在編制過程中是否需要報審？ 87
9．企業(yè)文件材料歸檔范圍與檔案保管期限表可否不經(jīng)審查同意，
只進行備案？ 87
10．如何理解“管理類檔案”一詞，它是否意味著在企業(yè)
十大類外又新定義了一個檔案大類？ 87
11．為什么《規(guī)定》中的保管期限表只列出了管理類的，其他各
類文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限表是否可以不編制，
如需編制，參照和依據(jù)什么？ 88
12．為什么管理類文件材料歸檔范圍中包括了建設(shè)項目和
產(chǎn)品生產(chǎn)、科研開發(fā)等內(nèi)容？ 88
13．管理類以外的文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表如何制定？ 89
14．企業(yè)可否不按照“永久、定期（30年、10年）”設(shè)定文件
材料的保管期限？ 89
15．企業(yè)已按三分法（永久、長期、短期）劃分保管期限
的檔案是否需要重新按照標(biāo)時制劃定保管期限？ 89
16．合同會簽單是否屬于歸檔范圍？ 89
17．辦公自動化形成的文件正本與定稿一樣時可否不存定稿 90
18．有的企業(yè)由于規(guī)模較小，無《規(guī)定》條款和附表中所列的文件材料，是否意味著企業(yè)文件工作不規(guī)范，是否需要按此內(nèi)容形成？ 90
19．事業(yè)單位是否可執(zhí)行《規(guī)定》？ 90
20．國家其他相關(guān)規(guī)定與本規(guī)定不盡一致時應(yīng)如何執(zhí)行？ 90
附錄 92
附錄A 《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》 92
附錄B 國家檔案局關(guān)于貫徹實施《企業(yè)文件材料歸檔范圍和
檔案保管期限規(guī)定》的通知 117
附錄C 中國兵器工業(yè)集團公司總部管理類文件材料歸檔范圍和
檔案保管期限表（按部門）（草案） 122
附錄D 中國兵器工業(yè)集團公司總部管理類文件材料歸檔范圍和
檔案保管期限表（按職能）（草案） 151
附錄E 中國中信集團公司總部管理類文件材料歸檔范圍和
檔案保管期限表（草案） 180
附錄F 企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)類檔案保管期限參考表 206
附錄G 企業(yè)科研開發(fā)類檔案保管期限參考表 210
附錄H 企業(yè)項目建設(shè)類檔案保管期限參考表 212
附錄I 企業(yè)設(shè)備儀器類檔案保管期限參考表 216
附錄J 企業(yè)會計業(yè)務(wù)類檔案保管期限參考表 217
附錄K 企業(yè)職工管理類檔案保管期限參考表 218
附錄L 金融業(yè)務(wù)文件材料歸檔范圍與檔案保管期限參考表 219