實用辦會會務手冊

第一章 會前籌備工作
第一節(jié) 會議方案策劃
一、會議策劃知識點
二、會議籌備方案策劃
三、會議接待方案策劃
四、會議開幕式／閉幕式方案策劃
五、簽字儀式方案策劃
第二節(jié) 建立會議組織機構
一、會務工作機構的設置
二、會務人員的職務名稱
三、常見會議組織機構及其分工
四、確定會議對外聯(lián)絡人
第三節(jié) 確定會議主題
一、確定會議名稱
二、確定會議議題
第四節(jié) 確定會議的規(guī)模和規(guī)格
第五節(jié) 根據(jù)議題安排議程和日程
一、安排會議議程
二、安排會議日程
第六節(jié) 確定與會人員
一、確定與會人員范圍及人數(shù)
二、與會人員編組
第七節(jié) 確定會議時間和地點
一、確定會議時間
二、選擇會議地點
第八節(jié) 邀請會議嘉賓
一、會議嘉賓的類型
二、嘉賓邀請的要求
三、會議嘉賓的邀請程序
四、會議嘉賓的安全和保衛(wèi)
五、會議嘉賓的接待
第九節(jié) 制發(fā)會議通知與回執(zhí)
一、會議通知
二、會議邀請函
三、請柬
四、制發(fā)會議通知的注意事項
五、會議回執(zhí)
第十節(jié) 發(fā)布會議信息
一、發(fā)布會議信息的工作程序
二、發(fā)布會議信息的注意事項
第十一節(jié) 準備會議文件
一、會議議程表和日程表
二、會議簽到表（簿）
三、會議須知
四、會場座位分區(qū)表和座次表
五、領導講話稿
六、開幕詞
七、閉幕詞
八、會議主持詞
九、歡迎詞
十、大會工作報告
十一、其他會議材料
十二、會議文件的審核、裝訂、備份
第十二節(jié) 安排會議食宿
一、會議食宿基本常識
二、安排會議餐飲
三、安排會議住宿
第十三節(jié) 確定和準備會議所需物品
一、會場的器材準備
二、會議證件的準備
三、會議宣傳品及相關資料的印刷
四、會議禮品準備
五、特殊用品的準備
六、會議用品準備的工作要求
第十四節(jié) 布置會場
一、會場整體布局的要求
二、會場整體布局工作流程
三、會場布置形式與內(nèi)容
第十五節(jié) 安排座次
一、小型會議座次的排列與藝術
二、大型會議座次的排列與藝術
三、國際會見與會談座次的排列
第十六節(jié) 落實會議安保工作
一、制訂會議安全保衛(wèi)工作方案
二、會前安全保衛(wèi)部門應做工作
第十七節(jié) 制作會議預算
一、制作會議預算前期準備
二、會議預算項目
三、防止突破預算方法
第十八節(jié) 擬訂會議的應急方案
一、人員問題及應對方案
二、行為問題及應對方案
三、健康與安全問題及應對方案
第十九節(jié) 進行全面的會前檢查
一、會前檢查內(nèi)容
二、會前檢查程序
三、及時與領導溝通
第二章 會中的服務工作
第一節(jié) 現(xiàn)場調(diào)配與溝通
一、會議前的協(xié)調(diào)會
二、電話、無線對講機和呼叫器
三、服務柜臺與留言中心
第二節(jié) 迎接與會人員
一、擬訂接待計劃
二、迎賓工作
第三節(jié) 會場服務工作
一、組織代表簽到
二、引導代表入座
三、發(fā)放會議文件
四、安排會議發(fā)言
五、組織分組討論
六、做好會議記錄
七、維持會場秩序
八、處理臨時事項
九、內(nèi)外聯(lián)絡工作
第四節(jié) 會議中的文字工作
一、會議錄音記錄
二、會議文字記錄
三、會議簡報
第五節(jié) 會中生活服務管理
一、會議食宿服務
二、會議用品供應
三、醫(yī)療衛(wèi)生服務
四、交通保障工作
五、通信保障工作
六、組織參觀考察
七、組織文體活動
八、組織集體攝影
九、看望與會人員
十、通訊錄的編印
第六節(jié) 會議的安全保衛(wèi)工作
一、與會領導的安全保衛(wèi)工作
二、會議場所的安全保衛(wèi)工作
三、會議住所的安全保衛(wèi)工作
四、重要會議的安全保衛(wèi)制度
第七節(jié) 會議的保密工作
一、會議保密工作的等級
二、會議保密工作的內(nèi)容
三、會議保密工作的部署
四、會議保密工作的重點
五、會議保密工作的制度
第八節(jié) 會議的值班工作
一、會議值班的意義
二、會議值班應記錄的內(nèi)容
三、會議值班工作程序
第九節(jié) 接待采訪會議的新聞媒體
一、接待采訪會議的新聞媒體的基本原則
二、接待新聞媒體的工作內(nèi)容
三、接待的工作程序
四、與新聞媒體溝通的方法
五、注意事項
第十節(jié) 收集會議信息
一、會議信息的分類
二、收集會議信息的要求
三、提供會議信息服務
四、收集會議信息的工作程序
五、會議信息的作用
第十一節(jié) 會議信息反饋
一、反饋會議信息的內(nèi)容
二、反饋會議信息的工作程序
三、注意事項
四、會議信息的反饋方式
第三章 會議的善后工作
第一節(jié) 完善會后工作
一、為會議代表送行
二、會場內(nèi)外善后工作
第二節(jié) 收集整理會議文件資料
一、收集會議文件資料的要求和內(nèi)容
二、會議資料整理的方法與技巧
三、會議文件的立卷歸檔
四、其他相關知識介紹
第三節(jié) 擬發(fā)會議紀要
一、會議紀要的種類及特點
二、會議紀要的工作程序
三、擬寫會議紀要
四、印制分發(fā)會議紀要
第四節(jié) 決議的制作與使用
一、決議的特點
二、決議的格式及寫法
第五節(jié) 會議質(zhì)量評估
一、不同人員對會議質(zhì)量的評估
二、會議不同階段的評估
三、會議不同角度的效果評估
四、會議質(zhì)量評估的時機
五、會議質(zhì)量評估方法
第六節(jié) 結算會議經(jīng)費
一、會議的收費與付費方法
二、會議經(jīng)費結算工作程序
三、注意事項
第七節(jié) 會議總結報告
一、會議總結的特點
二、會議總結的基本要求
三、會議總結報告的格式與寫法