4. 制定采購工作流程和職責(zé)
每個(gè)公司的采購流程都是基本一致的,大公司的流程可能有更多控制點(diǎn),流程更長,小公司的流程應(yīng)該更加高效。工作流程和職責(zé)具體如下:
1)建立供應(yīng)廠商與價(jià)格記錄;
2)采購方式設(shè)定及市場行情調(diào)查;
3)詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、訂購工作;
4)送貨進(jìn)度控制與運(yùn)送督促;
5)來貨質(zhì)量、數(shù)量異常處理;
6)付款整理、審查;
7)提交采購工作報(bào)告。
5. 加強(qiáng)采購主管的績效考核
采購主管須將每個(gè)月的采購工作進(jìn)行總結(jié)、分析以供上級了解工作情況,發(fā)現(xiàn)采購工作中的不足,使上級肯定其工作的同時(shí)能及時(shí)給出改進(jìn)意見或建議。
采購工作報(bào)告至少包含以下要求和分析圖表:
1)本月采購貨物的類別與比例;
2)本月因采購型號錯(cuò)誤存在退貨的次數(shù);
3)本月各供應(yīng)商供貨的金額及分布情況;
4)詢價(jià)與議價(jià)結(jié)果的差異總金額及各供應(yīng)商的差額分布情況;
5)供應(yīng)商送貨效率;
6)各供應(yīng)商存在的問題及改進(jìn)建議;
7)采購中存在的問題及改進(jìn)建議。
6. 對采購人員實(shí)行定期考核,競爭上崗
采購人員需要定期考核,要給采購人員施加壓力,同種物料、同種品質(zhì)、同一個(gè)牌子,誰能以最低的價(jià)格買到,誰就有資格當(dāng)好采購人員。同時(shí)建議采購人員工資要高于其他部門,高薪養(yǎng)廉有一定的道理。采購人員不光是會花錢,還要花好每一分錢,盡力做到物超所值,物美價(jià)廉。
公司對采購人員的考核應(yīng)定期進(jìn)行,一般可采用半年考核制,考核由人事部及采購部聯(lián)合進(jìn)行,財(cái)務(wù)部同時(shí)參與。對考核結(jié)果優(yōu)良、完成公司采購成本任務(wù)的采購員,按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行精神和物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì),以提高采購員的積極性。對于考核結(jié)果不合格,不能完成規(guī)定任務(wù),或經(jīng)查證確有違規(guī)行為的采購員,應(yīng)按公司規(guī)定或適度的標(biāo)準(zhǔn)視不同情節(jié)進(jìn)行懲罰,如有必要應(yīng)毫不猶豫地辭退。